Los archivos digitales, y con ellos su gestión mediante un software de archivo digital, siguen estando muy extendidos para el archivado de documentos y datos. La cantidad de datos es enorme y aumenta de forma continua, con frecuencia alcanzando los petabytes. Los empleados y grupos de trabajo gestionan aquí sus documentos, la mayoría de las veces el archivo digital trabaja con directorios de archivos complejos y muy ramificados. Resulta complicado volver a encontrar un archivo, sobre todo si las estructuras de directorio no están lo suficientemente estructuradas y carecen del mantenimiento necesario.
El enorme volumen de datos requiere un caro espacio de almacenamiento. El backup, el mantenimiento y la gestión de los sistemas de archivo digital consumen valiosos recursos de TI que se materializan en una inversión de tiempo considerable y costes elevados. Al tiempo que se incrementa la cantidad de datos, también lo hace el espacio de almacenamiento necesario y el backup necesita tiempos más largos. Los procesos de búsqueda o el acceso a archivos en el día a día se prolongan más de lo necesario, ya que el rendimiento del sistema se reduce y, como consecuencia, el usuario pierde un tiempo de trabajo muy valioso. Esta situación hace que el cómo organizar un archivo digital se convierta en una cuestión cada vez mas importante para muchas empresas.
Una aún peor repercusión tiene el crecimiento, con frecuencia inevitable, de los archivos en los directorios. Los empleados guardan distintas versiones o copias de documentos en diferentes ubicaciones, algo que se puede calificar como un incontrolado aumento de datos. De este modo se pierde la visión de conjunto, no se tienen en cuenta las exigencias de cumplimiento de normativas, falta contexto de información y se consume más espacio de almacenamiento del necesario. En esas circunstancias no se puede hablar de garantía de integridad en lo que respecta al almacenamiento de documentos, ya deban estos conservarse obligatoriamente o sean susceptibles de ello. En este contexto disponer de un buen software para manejo del archivo digital se convierte en un asunto de vital importancia.