Los archivos digitales, y con ellos su gestión mediante unsoftware de archivo digital,siguen estando muy extendidos para el archivado de documentos y datos. La cantidad de datos es enorme y aumenta de forma continua, con frecuencia alcanzando los petabytes. Los empleados y grupos de trabajo gestionan aquí sus documentos, la mayoría de las veces el archivo digital trabaja con directorios de archivos complejos y muy ramificados. Resulta complicado volver a encontrar un archivo, sobre todo si las estructuras de directorio no están lo suficientemente estructuradas y carecen del mantenimiento necesario.